Négy-hat hét,
öt kérdés.
A felmérés végén a vezetés rangsorolt listát kap: melyik folyamatban mennyi munkaidő szabadítható fel, milyen bekötés kell hozzá, és mekkora a kockázat. Ez a lista akkor is a szervezeté marad, ha nincs folytatás.
Nem a folyamatábrát nézzük, hanem azt, amit valójában csinálnak.
Az öt kérdés
Hol van az adat
Fájlszerver, dokumentumtár, ügyviteli rendszer, nyilvántartások. És a nem hivatalos helyek: táblázatok, postafiókok, és ami a kollégák fejében van. Ez utóbbi a legértékesebb.
Hogyan megy valójában a munka
Területenként 5–8 beszélgetés a kollégákkal. Minden feladatnál: mennyi időt visz el, milyen gyakran jön, mennyire ismétlődő.
Mi köthető be
Levelezés, csoportmunka, dokumentumtár, ügyviteli rendszerek. Melyiknek van programozói felülete, és mit enged az informatikai biztonság. Ezt cégenként kell megnézni, előre nem ígérünk semmit.
Hol lehetünk sokkal hatékonyabbak
Ügyfélszolgálat, pénzügy, jog és beszerzés, HR, titkárság. Területenként, munkaórában kifejezve.
Mi a terv
Rangsorolt intézkedési lista és 90 napos ütemterv, felelősökkel és döntési pontokkal.
Területenként 5–8 beszélgetésRangsorolt intézkedési lista
Folyamatonként: mennyi munkaóra szabadítható fel, milyen bekötés kell hozzá, mekkora a kockázat, és milyen sorrendben érdemes hozzáfogni.
Rendszerleltár és adattérkép
Milyen rendszerek vannak, melyik mit tárol, melyiknek van programozói felülete, és hol ül olyan adat, amiről a vezetés nem tudott.
90 napos ütemterv
Felelősökkel, döntési pontokkal, és azzal, hogy mikor áll össze az első mért eredmény.
Miért így
A legtöbb AI-bevezetés azért bukik el, mert kihagyják ezt.
A dokumentált folyamat nem a valódi folyamat
Ha a folyamatábrát automatizáljuk, olyasmit gyorsítunk fel, amit a gyakorlatban senki nem így csinál. Ezért kezdünk beszélgetéssel, nem dokumentummal.
Munkaóra nélkül nincs döntés
Amíg nincs szám arról, hogy egy feladat mennyi időt visz el, addig a bevezetés hitkérdés. A felmérés ezt a számot adja meg, a szervezet saját adatából.
A kockázatot előre kell látni
Melyik adatkör mehet az AI-hoz, melyik csak zárt környezetben, melyik sehogy. Ezt a felmérésben rögzítjük, és bekerül minden későbbi protokollba.
Gyakori kérdések
Mennyi időt vesz el a kollégáktól?
Mi van, ha kiderül, hogy nincs itt munka?
Mennyibe kerül?
Nézzük meg, hol veszik el az idő.
Fix díj, fix határidő, és egy lista, ami akkor is az Öné marad, ha nem dolgozunk tovább együtt.