Fél attól, hogy húsz év tudása
kisétál az ajtón?
Minden szervezetben van két-három ember, aki nélkül megáll valami. Ők tudják, miért így csináljuk, kit kell felhívni, és mi történt hét éve azzal az ügyféllel. Ez sehol nincs leírva. Amikor elmennek, a tudás velük megy.
Erre a félelemre van megoldás, és nem az, hogy kérünk tőlük egy dokumentációt.Azt úgysem írják meg, és ha megírják, senki nem olvassa el
Mikor a legsürgősebb
Ez a beszélgetés akkor a legsürgősebb, amikor a szervezet átmenetben van. Ilyenkor derül ki, mennyi minden élt egyetlen fejben.
- Generációváltás. A tulajdonos vagy az alapító kivonul, és kiderül, hogy a döntési logika sehol nincs leírva.
- Tulajdonosváltás, eladás előtti átvilágítás. A vevő azt kérdezi, mi marad a cégből, ha a kulcsemberek elmennek. Erre számmal kell válaszolni.
- Leépítés. A felmondási listán ott van az az ember, aki egyedül tudja, hogyan kell lezárni a hónapot.
- Nyugdíjazás. Két év múlva megy, de a tudás átadására soha nincs idő, mert mindig van sürgősebb.
Hétfőn már nem jön beHárom ember, öt kritikus tudás
Egy negyven fős területen jellemzően két-három emberben fut össze minden fontos szál: miért így csináljuk, kit kell felhívni, mi volt a 2019-es üggyel, mik a kivételek, és kinél van a kulcs. Ez a koncentráció a valódi kockázat, nem a létszám.
Mit csinálunk
Kiszedjük, és három formába öntjük.
Nem dokumentációt kérünk tőlük, hanem strukturált interjúval kiszedjük. Az interjút ember vezeti, a feldolgozást az AI gyorsítja, és a végeredmény három olyan forma, amit tényleg használnak.
Folyamatleírás
Ahogy a munka valójában zajlik, a kivételekkel és a döntési pontokkal együtt. Nem a szabályzat, hanem a gyakorlat.
Runway Protokoll
Ugyanaz a tudás gépi formában: az AI-eszköz minden munkamenetben beolvassa, és a kollégát eszerint vezeti. Így a tudás nem archívumban ül, hanem naponta dolgozik.
Kereshető tudástár
Ki mit tud, ki miért felel, hol van a dokumentum, mi történt korábban egy üggyel. Kérdésre válaszol, nem mappákba rendez.